COMMENT REMETTRE DE L’ORDRE DANS LES DOCUMENTS D’UNE PETITE ASSOCIATION CULTURELLE EN UNE SEMAINE ?

Travailler dans une petite association culturelle peut être très gratifiant, mais cela peut également être un véritable défi, surtout si l’association n’a pas de salarié et peu de moyens. C’est le défi qu’a relevé Marie, la nouvelle employée de notre association. Chargée de remettre de l’ordre dans les documents de l’association, elle avait une semaine pour tout organiser avant de commencer. Dans cet article, nous allons vous présenter les étapes qu’elle a entreprises pour mener à bien cette mission en 28 heures. Nous allons également vous donner des conseils et des astuces pour améliorer les processus de votre propre association et garantir que les documents sont conservés de manière efficace à l’avenir.

Laissez-moi vous présenter l’histoire de Marie. Marie est une jeune diplômée en gestion des organisations culturelles et des arts visuels. Elle avait toujours été passionnée par le monde de la culture et de l’art, et elle avait décidé de poursuivre cette passion en étudiant dans cette spécialité à l’université.

Après avoir obtenu son diplôme, Marie a commencé à chercher un emploi dans une petite association culturelle. Elle avait entendu dire que c’était un endroit où elle pourrait avoir un impact réel sur le monde de la culture et de l’art. Après plusieurs mois de recherche, elle a finalement été embauchée par une petite association culturelle qui avait peu de moyens et aucun salarié jusqu’à présent. C’était un endroit où Marie se sentait chez elle.

Cependant, dès son premier jour de travail, Marie a compris qu’elle avait du pain sur la planche. Le bazar dans les documents comptables, la communication, etc. était évident. Les dossiers étaient mal organisés, les factures n’étaient pas à jour et les données étaient inexactes. Il y avait un long chemin à parcourir avant que cette association culturelle puisse fonctionner de manière efficace.

Marie a rapidement compris que la première étape consistait à mettre de l’ordre dans les documents comptables et administratifs de l’association. Elle a commencé par établir un planning en 5 étapes, qui lui permettrait de mener à bien ce défi en une semaine, avec 28 heures de travail :

Jour 1 (Lundi)

Faire un état des lieux de la situation Marie a commencé par parcourir tous les documents de l’association, elle a pris note de chaque facture, chaque dépense et chaque document administratif. Elle a mis en place un système d’archivage pour classer tous les documents en fonction de leur type et de leur date.

Jour 2 (Mardi)

Mettre en place un nouveau système de facturation Marie a constaté que l’ancien système de facturation était inefficace. Elle a donc mis en place un nouveau système en utilisant un logiciel de comptabilité en ligne. Elle a également mis en place un système de suivi des paiements pour s’assurer que toutes les factures seraient payées à temps.

Jour 3 (Mercredi)

Mettre à jour tous les documents administratifs Marie a passé la journée à mettre à jour tous les documents administratifs de l’association. Elle a créé de nouveaux modèles pour les contrats, les devis et les factures. Elle a également vérifié que tous les documents étaient à jour et qu’ils étaient conservés de manière adéquate.

Jour 4 (Jeudi)

Créer une base de données de clients et de partenaires Marie a créé une base de données de tous les clients et partenaires de l’association. Elle a utilisé cette base de données pour envoyer des lettres d’information et pour planifier des événements à venir. Elle a également établi un système pour suivre les interactions avec les clients et les partenaires.

Jour 5 (Vendredi)

Planifier la communication de l’association Marie a terminé la semaine en planifiant la communication de l’association. Elle a créé une stratégie pour les réseaux sociaux et a mis en place un système pour répondre aux emails et appels téléphoniques des clients et partenaires. Elle a également créé une newsletter hebdomadaire pour informer les abonnés des événements à venir et des nouvelles de l’association.

Le week-end : Préparer le rapport final Marie a travaillé dur toute la semaine pour remettre de l’ordre dans les documents de l’association. Elle a consacré le week-end à préparer un rapport final pour présenter ses résultats à son employeur. Dans ce rapport, elle a expliqué les étapes qu’elle avait entreprises pour remettre de l’ordre dans les documents comptables et administratifs de l’association. Elle a également présenté des recommandations pour améliorer les processus de l’association et pour garantir que les documents seront conservés de manière efficace à l’avenir.

Grâce à son travail acharné et à sa détermination, Marie a réussi à remettre de l’ordre dans les documents de l’association en une semaine. Elle a travaillé de manière efficace et a utilisé les outils et les stratégies adéquats pour atteindre ses objectifs. Elle a montré à son employeur qu’elle était capable de relever des défis et de mener à bien des projets complexes.

En conclusion, la mission de Marie était un véritable défi pour elle, mais elle a réussi à la mener à bien grâce à sa détermination et à son travail acharné. Elle a montré que même dans une petite association culturelle avec peu de moyens et aucun salarié, il est possible de faire une différence en remettant de l’ordre dans les documents et en améliorant les processus. Si vous êtes confronté à un défi similaire, vous pouvez vous inspirer de la stratégie de Marie pour réussir à accomplir votre mission avec succès.