COMMENT COMMENCER LA COMPTABILITÉ D’UNE STRUCTURE CULTURELLE QUAND ON EST DÉBUTANT ?
La comptabilité est une tâche cruciale dans la gestion d’une structure culturelle. Elle permet de suivre les recettes et les dépenses, d’élaborer des bilans et des comptes de résultats, et de fournir des informations financières aux parties prenantes. Cependant, pour une personne qui débute dans la comptabilité, cette tâche peut sembler ardue et intimidante. Dans cet article, nous allons expliquer comment commencer la comptabilité d’une structure culturelle quand on est débutant, en prenant comme exemple une secrétaire à qui on a chargé dans une association de mettre en place dorénavant la comptabilité de l’association tout en tenant compte du secteur culturel et plus particulièrement celui du spectacle.
Les éléments de base de la comptabilité
Avant de commencer à tenir une comptabilité, il est important de comprendre les éléments de base de la comptabilité. La comptabilité peut prendre différentes formes, mais la plupart des structures culturelles utilisent la comptabilité générale. Cette forme de comptabilité consiste à enregistrer toutes les opérations financières dans des livres de comptes, tels que le journal, le grand livre, le livre d’inventaire et le livre de caisse.
La comptabilité générale utilise la partie double, ce qui signifie que chaque transaction doit être enregistrée dans deux comptes différents : un compte débiteur et un compte créditeur. Par exemple, si vous achetez du matériel de bureau pour votre association, vous devrez enregistrer cette transaction dans deux comptes différents : un compte d’achat pour le matériel de bureau (débiteur) et un compte de trésorerie (créditeur), qui représente la sortie d’argent correspondant à l’achat.
La mise en place d’un plan comptable
La première étape pour commencer la comptabilité d’une structure culturelle consiste à élaborer un plan comptable. Un plan comptable est une liste de comptes que l’on utilise pour enregistrer toutes les opérations financières de la structure. Il existe différents types de plan comptable, mais celui utilisé par la plupart des structures culturelles est le plan comptable général.
Le plan comptable général comprend différentes catégories de comptes, telles que les comptes d’actifs, les comptes de passifs, les comptes de charges et les comptes de produits. Pour commencer, il est recommandé de limiter le nombre de comptes à ceux qui sont strictement nécessaires pour la gestion de la structure. Il est également important d’adapter le plan comptable aux spécificités du secteur culturel et plus particulièrement celui du spectacle.
La gestion des factures et des notes de frais
Une fois le plan comptable établi, il est temps de commencer à enregistrer les opérations financières de la structure. La première catégorie d’opérations financières à enregistrer est les factures. Les factures sont des documents qui décrivent les biens ou services achetés ou vendus par la structure culturelle. Pour enregistrer une facture, il est nécessaire d’indiquer le montant de la facture, la date d’émission, la date de paiement et la catégorie de compte correspondant à la transaction.
En plus des factures, il est important de gérer les notes de frais. Les notes de frais sont des dépenses engagées par les employés ou les bénévoles de la structure culturelle dans le cadre de leur travail. Les notes de frais peuvent comprendre des dépenses liées aux déplacements, aux repas, aux fournitures de bureau, etc.
Pour enregistrer une note de frais, il est nécessaire de fournir une preuve d’achat, telle qu’un reçu ou une facture, ainsi que des informations sur la nature de la dépense, la date et le montant. Les notes de frais doivent être approuvées par la personne responsable de la structure culturelle avant d’être enregistrées dans les livres de comptes.
La gestion des recettes
La deuxième catégorie d’opérations financières à enregistrer est les recettes. Les recettes sont les fonds qui entrent dans la structure culturelle, provenant généralement des billets vendus pour les spectacles ou des subventions accordées par des organismes publics ou privés.
Pour enregistrer une recette, il est nécessaire de fournir une preuve de la transaction, telle qu’un ticket de caisse ou un relevé bancaire, ainsi que des informations sur la nature de la recette, la date et le montant. Les recettes doivent être enregistrées dans le compte de produit approprié.
L’élaboration des bilans et des comptes de résultats
Une fois que toutes les opérations financières ont été enregistrées dans les livres de comptes, il est temps d’élaborer les bilans et les comptes de résultats. Les bilans sont des états financiers qui présentent la situation patrimoniale de la structure culturelle à un moment donné. Les comptes de résultats sont des états financiers qui présentent les résultats financiers de la structure culturelle sur une période donnée.
Pour élaborer les bilans et les comptes de résultats, il est nécessaire de regrouper les informations financières en fonction des catégories de comptes et de calculer les soldes de chaque compte. Les soldes sont ensuite utilisés pour élaborer les états financiers.
La présentation des résultats au conseil d’administration
Une fois les bilans et les comptes de résultats élaborés, il est temps de présenter les résultats au conseil d’administration. Le conseil d’administration est l’organe décisionnel de la structure culturelle et a pour mission de superviser la gestion de la structure.
Pour présenter les résultats, il est recommandé de préparer un rapport financier qui présente les principaux résultats financiers, tels que le résultat net, le chiffre d’affaires et les charges. Le rapport financier doit être clair et facile à comprendre pour les membres du conseil d’administration.
Conclusion
La comptabilité est une tâche essentielle dans la gestion d’une structure culturelle. Bien que cela puisse sembler intimidant pour une personne débutante, il est possible de commencer la comptabilité en suivant les étapes de base, telles que l’élaboration d’un plan comptable, la gestion des factures et des notes de frais, la gestion des recettes et l’élaboration des bilans et des comptes de résultats. En suivant ces étapes, il est possible de présenter des résultats financiers clairs et compréhensibles au conseil d’administration, ce qui contribue à la bonne gestion de la structure culturelle.
➡️ Pour aller plus loin : Formation Tenir la comptabilité de sa structure culturelle
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