FORMATION : ORGANISER SON TRAVAIL DANS UNE ASSOCIATION CULTURELLE & SPECTACLE

Description

Mais comment organiser son travail dans une association culturelle, au sein d’une équipe réduite, voire même souvent seul, vous devez mener de front plusieurs tâches, bien souvent en étant soumis·es à la pression de deadlines impérieuses 👀 ?

Le défi est d’autant plus compliqué dans un monde post-crise sanitaire hyper connecté où les temps et les lieux de travail sont de plus en plus mouvants et dans un secteur culturel où les horaires peuvent être atypiques.

Envoyer cette feuille de route tout en rédigeant un dossier de subvention et en gérant les relations avec votre gestionnaire de paie, c’est votre lot quotidien ? Stress, charge mentale, culpabilité, découragement, éparpillement, horaires à rallonge et difficulté à déconnecter du travail sont vos compagnons ?

Alors cette formation est faite pour vous !

OBJECTIFS

Vous apprendrez non pas à devenir des brutes de travail, mais à relâcher la pression pour prioriser les actions qui ont du sens pour vos projets et à mieux vous organiser pour retrouver efficacité et sérénité.

A la fin de la formation, vous allez être capable de :

• Planifier votre activité à court ou à moyen terme
• Évaluer l’importance de vos actions
• Optimiser votre efficacité (productivité)

PUBLIC VISÉ

Pour qui :

• Toute personne désirant mieux s’organiser au travail
• Coordinateurs de petites associations culturelles
• Chargés de production, de diffusion
• Chargés de communication
• Chargés d’administration
• Chargés de médiation culturelle
• Porteurs de projets artistiques ou culturels

Pré-requis :

• Pas de connaissance particulière au préalable

CONTENU DE LA FORMATION

En préambule : Comprendre (s’interroger ?) le contexte de travail et ses ressorts :

• Auto-évaluer son rapport au temps / au travail / à la pression
• Acquérir des connaissances sur la procrastination pour mieux l’éviter

1-2 : Acquérir une vision de son activité à moyen terme

• Utiliser un calendrier semestriel pour visualiser les pics d’activité ou les jalons importants
• Activité dirigée : visualiser son prochain semestre d’activité
• Connaître les plannings et les rétroplannings
• Utiliser un diagramme de Gantt pour planifier ses grandes périodes d’activité
• Cas pratique : mise en place d’un diagramme de Gantt

1-2 : Organiser sa semaine et gérer sa charge de travail

• Estimer le temps nécessaire à la réalisation de ses tâches
• Prendre en compte son stock de temps de disponible
• Prévoir l’imprévu
• Se fixer des limites réalistes faire des choix / apprendre à renoncer
• Utiliser un semainier pour planifier et prendre des rendez-vous avec soi-même
• Tâche finale : Activité dirigée de planification d’une semaine

2-1 : Gérer ses taches

• Connaître les étapes principales d’un projet
• Définir les tâches à réalise
• Activité dirigée : Lister les tâches d’un projet
• Distinguer urgent et important : Illustration : L’histoire des gros cailloux
• Apprendre à utiliser la matrice d’Eisenhower
• Exercice rapide sur la matrice appliquée à ses activités : 1 tâche dans chaque case
• Le renoncement et la not-to-do list
• Connaître l’existence d’outils pour gérer ses tâches et les to-do list
• Mettre en place des process ou fiches actions pour les procédures récurrentes

2-2 : Donner du sens à son travail pour la définition et la priorisation des objectifs

• Exercice sur sa vision à long terme
• Échanges autour des motivations profondes, des valeurs
• Mise en relation de ses actions avec ses objectifs à long terme
• La matrice impact / effort
• Tâche finale : définir une action principale en lien avec ses objectifs long terme ?

3-1 : Productivité personnelle

• Identifier ses grignoteurs de temps : e-mails, notifications, collègues…
• Définir des stratégies pour les limiter
• Favoriser la concentration et prendre conscience du temps qui passe avec la technique Pomodoro
• Compter son temps de travail
• Quelques trucs et astuces de productivité

3-2 : Productivité collective : le travail collaboratif et le partage des informations

• Partager ses informations : agenda, fichiers
• Partager ses process
• Les messageries
• Le stand-up meeting hebdomadaire et son compte-rendu minimaliste et perpétuel
• Garder des traces

FORMATRICE

Elodie ROBBE (Belokane Culture Accompagnement) :
Après des études en ethnomusicologie puis en Administration et gestion de la musique, j’ai occupé différents postes dans le secteur culturel: coordinatrice de festivals, chargée de diffusion pour des artistes…
Depuis 2004 au sein de Belokane, j’accompagne les acteur.ices culturel.les à mener à bien durablement leur projet : valoriser leur raison d’être, concevoir des stratégies viables et efficaces, s’organiser pour réussir, construire des modèles économiques durables, tout en tenant compte des enjeux de transition écologique.
Partager la culture de la transition pour favoriser la transition de la culture est l’un de nos grands chantiers actuels!

L’ethnomusicologie m’a appris que la culture est, partout, tout sauf accessoire. L’approche gestionnaire m’a permis de comprendre l’importance de la structuration et du management pour concrétiser ses projets.
Aujourd’hui, j’ai plaisir à soutenir l’action passionnée et désintéressée de ceux qui agissent dans le monde, en commençant autour d’eux. Je suis heureuse de participer à ce mouvement, en permettant aux acteurs culturels de faire progresser leurs projets de façon plus efficace et plus sereine, en s’appuyant sur des outils et des méthodologies adaptés. Savoir que j’ai facilité le déploiement d’activités artistiques et culturelles, la création et la pérennisation d’emploi, tout en partageant mes valeurs (liberté, non-violence, engagement, intégrité, autonomie, curiosité) est une grande source de satisfaction.

A mes heures perdues, j’aime beaucoup courir dans les sentiers, faire du yoga et chanter !

DURÉE

Durée :14h00
Rythme :  4 matinées
Horaires : 9h-12h30

TARIFS

• Pour les particuliers (qui s’autofinancent) : 820.00 €
• Pour les indépendants, les intermittents ou les demandeurs d’emploi : 820.00 €
• Pour les entreprises (1 salarié.e) : 1190.00 €
• En intra (uniquement en distanciel), me contacter pour étudier un devis.

DATES

Formation à Distance (Zoom), les 20, 21, 22 et 23 janvier 2025
Formation à Distance (Zoom), les 16, 17, 18 et 19 septembre 2025

➡️ Accédez ici au programme de formation détaillé