ORGANISER SON TRAVAIL DANS UNE ASSOCIATION CULTURELLE & SPECTACLE

Description

Mais comment organiser son travail dans une association culturelle, au sein d’une équipe réduite, voire même souvent seul, vous devez mener de front plusieurs tâches, bien souvent en étant soumis·es à la pression de deadlines impérieuses ?
Le défi est d’autant plus compliqué dans un monde post-crise sanitaire hyper connecté où les temps et les lieux de travail sont de plus en plus mouvants et dans un secteur culturel où les horaires peuvent être atypiques.
Envoyer cette feuille de route tout en rédigeant un dossier de subvention et en gérant les relations avec votre gestionnaire de paie, c’est votre lot quotidien ? Stress, charge mentale, culpabilité, découragement, éparpillement, horaires à rallonge et difficulté à déconnecter du travail sont vos compagnons ? Alors cette formation est faite pour vous !
Au menu : 4 sessions de 1h45 pour structurer son organisation et gagner en efficacité, de manière concrète et soutenable.

OBJECTIFS

Vous apprendrez non pas à devenir des brutes de travail, mais à relâcher la pression pour prioriser les actions qui ont du sens pour vos projets et à mieux vous organiser pour retrouver efficacité et sérénité.

A la fin de la formation, vous allez être capable de :

• Construire sa planification d’activité (vision globale)
• Hiérarchiser ses actions en cohérence avec ses missions
• Planifier une semaine de travail réaliste et soutenable
• Mettre en œuvre des méthodes de productivité personnelle et collective
• Conclure sur un plan d’action personnalisé

PUBLIC VISÉ

Pour qui :

• Toute personne désirant mieux s’organiser au travail
• Coordinateurs de petites associations culturelles
• Chargés de production, de diffusion
• Chargés de communication
• Chargés d’administration
• Chargés de médiation culturelle
• Porteurs de projets artistiques ou culturels

Pré-requis :

• Pas de connaissance particulière au préalable

CONTENU DE LA FORMATION

Construire sa planification d’activité (vision globale)

• Visualiser son semestre d’activité à partir de l’existant (calendrier semestriel)
• Identifier les pics d’activité et les jalons stratégiques
• Distinguer planning et rétroplanning
• Utiliser un diagramme de Gantt pour structurer un projet
• Activité dirigée : formaliser la planification d’un projet réel
  Résultat : une vision claire et structurée de son activité.

Hiérarchiser ses actions en cohérence avec ses missions

• Lister les tâches d’un projet ou d’une mission
• Identifier les missions essentielles de son poste (raison d’être, rôle dans l’organisation)
• Distinguer urgent et important
• Utiliser la matrice d’Eisenhower
• Identifier les tâches à déléguer, simplifier ou abandonner (not-to-do list)
• Relier ses actions à ses objectifs à moyen terme
• Activité dirigée : classer ses propres tâches et définir une priorité stratégique
  Résultat : des actions choisies pour ne pas subir l’urgence permanente.

Planifier une semaine de travail réaliste et soutenable

• Calculer son temps réellement disponible
• Intégrer les tâches récurrentes et les contraintes fixes
• Prévoir des marges pour les imprévus
• Estimer le temps nécessaire pour ses tâches prioritaires
• Ajuster ses engagements à la réalité du temps disponible
• Planifier ses plages de travail en fonction de son énergie
• Activité dirigée : construire un semainier réaliste et soutenable
  Résultat : passer d’une to-do list débordante à une semaine planifiée de façon réaliste.

Mettre en œuvre des méthodes de productivité personnelle et collective

Productivité personnelle

• Identifier ses grignoteurs de temps et interruptions
• Mettre en place des stratégies concrètes pour les limiter
• Expérimenter la technique Pomodoro
• Optimiser la gestion des mails
• Mettre en place des routines simples et efficaces
• Formaliser un process pour une tâche récurrente

Productivité collective

• Partager l’information (agenda, fichiers, outils)
• Clarifier les règles de fonctionnement d’équipe
• Identifier les bases d’une délégation efficace
• Mettre en place des outils simples de coordination (ex : point hebdomadaire synthétique)
  Résultat : plus d’efficacité, moins de charge mentale.

Conclure sur un plan d’action personnalisé

• Identifier 2 à 3 changements concrets à mettre en œuvre immédiatement
• Définir une priorité stratégique
  Résultat : application immédiate

FORMATRICE

Elodie ROBBE (Belokane Culture Accompagnement) :
Après des études en ethnomusicologie puis en Administration et gestion de la musique, j’ai occupé différents postes dans le secteur culturel: coordinatrice de festivals, chargée de diffusion pour des artistes…
Depuis 2004 au sein de Belokane, j’accompagne les acteur.ices culturel.les à mener à bien durablement leur projet : valoriser leur raison d’être, concevoir des stratégies viables et efficaces, s’organiser pour réussir, construire des modèles économiques durables, tout en tenant compte des enjeux de transition écologique.
Partager la culture de la transition pour favoriser la transition de la culture est l’un de nos grands chantiers actuels!

L’ethnomusicologie m’a appris que la culture est, partout, tout sauf accessoire. L’approche gestionnaire m’a permis de comprendre l’importance de la structuration et du management pour concrétiser ses projets.
Aujourd’hui, j’ai plaisir à soutenir l’action passionnée et désintéressée de ceux qui agissent dans le monde, en commençant autour d’eux. Je suis heureuse de participer à ce mouvement, en permettant aux acteurs culturels de faire progresser leurs projets de façon plus efficace et plus sereine, en s’appuyant sur des outils et des méthodologies adaptés. Savoir que j’ai facilité le déploiement d’activités artistiques et culturelles, la création et la pérennisation d’emploi, tout en partageant mes valeurs (liberté, non-violence, engagement, intégrité, autonomie, curiosité) est une grande source de satisfaction.

A mes heures perdues, j’aime beaucoup courir dans les sentiers, faire du yoga et chanter !

DURÉE

Durée :7h00
Rythme : Nouveau format condensé : 4 × 1h45 en classe virtuelle (4 matins) Plus fluide, plus opérationnelle, et recentrée sur l’essentiel
Horaires : 9h-10h45

TARIFS

• Pour les particuliers (qui s’autofinancent) : 300.00 €
• Pour les indépendants, les intermittents ou les demandeurs d’emploi : 300.00 €
• Pour les entreprises (1 salarié.e) : 420.00 €
• En intra (uniquement en distanciel), me contacter pour étudier un devis.

DATES

Formation à Distance (Zoom), les 14, 15, 17 et 18 septembre 2026

➡️ Accédez ici au programme de formation détaillé