LES 10 OUTILS NUMÉRIQUES QUI FONT GAGNER UN TEMPS FOU AUX CHARGÉS DE DIFFUSION
Quand on est chargé de diffusion, on court souvent après le temps. Entre les mails à envoyer, les programmateurs à relancer, les contrats à signer et les dossiers à finaliser, il est facile de se retrouver submergé·e. Heureusement, certains outils numériques pour chargés de diffusion peuvent vraiment vous simplifier la vie — et même vous faire aimer l’organisation !
Voici 10 outils numériques pour les chargés de diffusion testés, approuvés (et souvent gratuits ou pas chers), qui peuvent faire toute la différence.
1. Un CRM adapté aux chargés de diffusion du spectacle vivant
Exemples : Folk, Notion, Airtable, Brevo
Un bon CRM (Customer Relationship Management) vous aide à centraliser toutes vos données de prospection : qui a été contacté, quand, pour quel spectacle, avec quelle réponse. Fini les tableurs illisibles ou les carnets perdus !
Avec Notion ou Airtable, vous pouvez créer votre propre base de données de lieux, ajouter des tags (région, type de structure, jauge…), et même visualiser vos relances dans un calendrier ou un kanban.
2. Les workflows d’automatisation pour alléger la diffusion
Exemples : Make, Zapier, Brevo
Imaginez : vous envoyez un dossier de diffusion, et une semaine plus tard, un e-mail de relance part tout seul. C’est possible grâce à l’automatisation.
Ces outils permettent de créer des scénarios simples : « Si tel mail est envoyé → alors relancer 7 jours après ». Gain de temps énorme et professionnalisation garantie.
3. La prise de rendez-vous simplifiée pour les chargés de diffusion
Exemples : Calendly, TidyCal
Fini les échanges interminables pour caler un rendez-vous. Envoyez simplement un lien avec vos disponibilités : le programmateur choisit un créneau, et c’est réglé.
En plus, cela donne une image pro et structurée. Bonus : les rendez-vous s’intègrent directement à votre agenda Google ou Apple.
4. L’organisation de la prospection grâce aux outils numériques
Exemples : Notion, Trello
Avoir une vision claire de vos campagnes de diffusion, c’est crucial. Grâce à des outils de gestion de projet visuelle, vous pouvez suivre où en est chaque contact : contacté, relancé, intéressé, signé…
Cela vous évite d’oublier une relance et vous permet d’identifier les zones géographiques ou les périodes à fort potentiel.
5. Les relances par e-mail automatisées
Exemples : Brevo (ex-Sendinblue), Mailerlite, Mailchimp
Envoyer une série d’e-mails bien pensés, espacés dans le temps, sans avoir à y penser à chaque fois ? C’est possible avec ces outils.
Vous créez une séquence : présentation du spectacle → relance → mise à jour des dates → offre spéciale. Et le tout part au bon moment, à la bonne personne.
6. La rédaction collaborative pour les dossiers de diffusion
Exemples : Google Docs, Notion
Quand on travaille à plusieurs (compagnie + chargé·e de diffusion, ou plusieurs diffuseurs), pouvoir rédiger à plusieurs en temps réel est un vrai plus.
Fiches techniques, dossiers artistiques, budgets, tout peut être partagé et commenté sans s’envoyer des dizaines de versions par mail.
7. Le suivi des dates et rappels pour les relances
Exemples : Google Calendar, Apple Rappels, Todoist
Ne ratez plus une relance après un festival ou une résidence. Intégrez vos relances dans un agenda partagé ou une appli de rappels. Certains CRM s’y connectent automatiquement.
Astuce : utilisez les rappels géolocalisés (« Me prévenir quand je suis à Coutras ») pour les moments où vous bossez hors du bureau.
8. La signature électronique pour les contrats de cession
Exemples : Yousign, DocuSign, HelloSign
Signer un contrat rapidement, même à distance, c’est possible avec la signature électronique. Gain de temps, validité juridique, et plus besoin d’imprimer, scanner, renvoyer.
Très utile pour les contrats de cession ou les bons de commande, surtout quand les délais sont serrés.
9. La veille ciblée pour identifier de nouvelles opportunités
Exemples : Feedly, Google Alerts, newsletters spécialisées
Créez une veille sur les festivals, les appels à projet, les nouvelles programmations. Vous repérerez plus vite les structures susceptibles d’accueillir vos spectacles.
Vous pouvez même organiser vos lectures par thématique ou par territoire.
10. L’envoi de fichiers lourds pour vos supports de diffusion
Exemples : WeTransfer, Smash, pCloud
Envoyer une captation, des photos HD, un teaser vidéo… sans perdre en qualité ? Ces outils le permettent facilement, avec une présentation soignée (et parfois personnalisable).
Astuce : ajoutez un message personnalisé dans le lien pour faire bonne impression.
Donc, on ne vous demande pas d’être geek. Mais savoir utiliser quelques bons outils numériques pour les chargés de diffusion, c’est se libérer du temps, de la charge mentale, et se concentrer sur l’essentiel : le lien avec les pros, les ventes, la valorisation des projets.
Et si vous avez envie d’aller plus loin, chez Webset, on forme aussi à ces outils et à ces méthodes — sans jargon, dans la bonne humeur et avec des cas concrets du spectacle vivant.
À lire aussi sur notre blog : Comment négocier avec les programmateurs pour vendre plus de dates ?
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